Jakie są zasady umieszczania QR kodów na fakturach?

 Odpowiedź: Co do kodu QR to używamy go w dwóch przypadkach:

• jeżeli musimy wystawić fakturę w KSeF, ale wysyłamy ją poza KSeF to na wizualizacji musi być kod QR,

• jeżeli z KSeF nie można korzystać bo jest niedostępny ogólnie lub dla nas albo jest jego awaria a my potrzebujemy wystawić w tym czasie fakturę.

Zgodnie z projektem nowego rozporządzenia wykonawczego KSeF, jakie ma wejść w życie 1 lipca 2024 r. kod QR musi zawierać w sobie określone dane.

Faktura ustrukturyzowana udostępniana nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur lub używana poza Krajowym Systemem e-Faktur jest oznaczana kodem weryfikującym, który zawiera:

• adres zasobu oprogramowania interfejsowego

• numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur

• wyróżnik faktury

Jeżeli nabywca nie posiada numeru identyfikacji podatkowej (NIP), faktura jest oznaczana kodem weryfikującym, który zawiera:

• adres zasobu oprogramowania interfejsowego

• identyfikator certyfikatu wystawcy faktury

• wyróżnik faktury

• podpisany certyfikatem wystawcy faktury wyróżnik faktury

• Numer identyfikujący VAT

Kod weryfikujący jest przedstawiony jako kwadratowy kod graficzny QR zgodny z normą ISO/IEC 18004:2015 wraz z podanym w przypadku faktury ustrukturyzowanej numerem identyfikującym te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Analiza powyższych zasad wprost wskazuje, że nasze oprogramowanie do wystawiania faktur musi zarówno rozróżniać te przypadki (w sensie automatu lub dania podatnikowi wyboru, w jakiej sytuacji fakturę wystawia), a także móc wygenerować kod QR nawet, gdy KSeF nie działa.

 art. 106e ust. 1 pkt 4 i 24 lit. a) ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r., poz. 1570 ze zm.)